De technische deliverables worden aanvaard en ontvangen volgens de procedure van het lastenboek. Bovendien werd overeengekomen een, hierna beschreven, “versnelde” procedure te volgen voor de aanvaarding van technische deliverables, zodat kan worden tegemoetgekomen aan de verplichtingen m.b.t. de planning van de studie. De technische deliverables van deze studie zijn allemaal documenten.

Proces

XXXX bezorgt een volledige versie van de deliverable aan de klant;
Alle opmerkingen, problemen, vragen en suggesties van de klant worden in een keer door de klant verzameld en overgemaakt;
De aanvaardingscriteria worden tijdens de startfase van dit project afgerond; ze worden bevroren en maken het voorwerp uit van een definitief akkoord binnen de Project Board en dit ten laatste bij de start van de activiteit (work package) die deze deliverable zal opleveren;
De aanvaardingsplanning van een deliverable maakt het voorwerp uit van een uitdrukkelijk akkoord binnen de Project Board en wordt op voorhand, ten laatste tijdens de overhandiging van de deliverable door XXXX, aangekondigd;
De deliverable wordt in een taal ter goedkeuring aan de klant voorgelegd en wordt na definitieve aanvaarding vertaald in de andere taal, met name van zodra de inhoud van de deliverable definitief bevroren werd.

Betrokken personen

De Project Board is de officiële verantwoordelijke om zich uit te spreken over de aanvaarding van een delivrable. Binnen elke FOD die betrokken is in deze studie en die vertegenwoordigd is in de Project Board (FOD Financiën, FOD Justitie, FOD Economie, en FEDICT) wordt een groep personen aangeduid om deel te nemen aan dit aanvaardingsproces. Voor de discussie op het niveau van de Project Board komt deze groep samen om een consensus te bereiken binnen de FOD. De betrokken FOD’s komen vervolgens op het niveau van de Project Board samen, via een beperkt aantal deelnemers, tijdens de eindfase van het aanvaardingsproces.

De volgende personen werden door de FOD’s aangeduid om deel te nemen aan de eindfase van het aanvaardingsproces op het niveau van de Project Board:
FEDICT: Dirk Quina en Walter Van Assche
FOD Financiën: Louis Collet, Hilde Meiresonne, Hilde Aerts, Pierre Fayt
FOD Justitie : TBD
FOD Economie : TBD

Les livrables techniques sont acceptés et réceptionnés selon la procédure décrite dans le cahier des charges. En outre, il a été convenu de suivre un processus « accéléré » décrit ci-après pour l’acceptance des livrables techniques, de manière à rencontrer les contraintes du planning de l’étude. Les livrables techniques de la présente étude sont tous de type document.

Processus

XXXX fournit une version complète du délivrable au client ;
L’ensemble des remarques, problèmes, questions, et suggestions du client sont exprimés et collectés en une seule passe par le client ;
Les critères d’acceptance sont finalisés durant la phase de démarrage du projet ; ils sont gelés et font l’objet d’un accord définitif au sein du Project Board au plus tard au démarrage de l’activité (work package) qui va produire ce délivrable ;
le planning d’acceptance pour un délivrable, fait l’objet d’un accord explicite au sein du Project Board, et est annoncé à l’avance, au plus tard lors de la soumission du délivrable par XXXX ;
Le livrable est soumis au client pour acceptance dans une langue, et est traduit dans l’autre langue après acceptance définitive, c’est-à-dire lorsque le contenu du délivrable est définitivement gelé.

Personnes impliquées

Le Project Board est officiellement responsable pour prononcer l’acceptance d’un délivrable. Au sein de chaque SPF impliqué dans l’étude et représenté au Project Board (SPF Finances, SPF Justice, SPF Economie, et FEDICT), un groupe de personnes est désigné pour participer au processus d’acceptance. Ce groupe se réunit pour obtenir un consensus au sein du SPF, préalablement à la discussion au niveau du Projet Board. Les SPFs concernés participent ensuite à la phase finale du processus d’acceptance au niveau du Project Board, via un nombre limité de représentants.

Les personnes désignées par les SPFs pour participer à la phase finale du processus d’acceptance au niveau du Project Board sont les suivantes :
FEDICT: Dirk Quina et Walter Van Assche
SPF Finances : Louis Collet, Hilde Meiresonne, Hilde Aerts, Pierre Fayt
SPF Justice : TBD
SPF Economie : TBD